Strategic Sourcing Simplificado: Gestión de Riesgos y Compliance

El strategic sourcing es un enfoque estructurado y orientado por datos y prácticas que busca minimizar el valor a pagar y maximizar el nivel de servicio obtenido en las compras corporativas de materiales y servicios con proveedores.

En este artículo, exploraremos en profundidad qué es el strategic sourcing, sus principales beneficios y un paso a paso eficaz para implementarlo en su negocio. Siga leyendo y descubra cómo potenciar su empresa.

Índice 

• ¿Qué es el strategic sourcing?
• ¿Cuáles son los beneficios del strategic sourcing?
• Cómo implementar el strategic sourcing en su empresa
• Conclusión y próximos pasos
• Cómo Apter puede ayudarle

¿Qué es el strategic sourcing?

Definición:

El strategic sourcing es un método estructurado y continuo de gestión de compras que, a diferencia del sourcing tradicional, va más allá de las adquisiciones puntuales y busca optimizar el valor total de adquisición, mapeando el mercado y estableciendo estrategias de negociación apropiadas para cada caso. En lugar de centrarse únicamente en el precio inicial y la reducción de precios, abarca la gestión del riesgo de suministro, el compliance y la optimización del nivel de servicio, considerando factores como la calidad, la capacidad y el desempeño del proveedor, la sostenibilidad y la alineación con los objetivos corporativos.

El proceso generalmente sigue un modelo de siete etapas, validado por diversas organizaciones y ampliamente referenciado en las prácticas modernas de compras.

¿Cuáles son los beneficios del strategic sourcing?

Reducción de costos:

Con compras consolidadas, apalancamiento de volumen y negociaciones estructuradas, el strategic sourcing genera ahorros significativos en el total del ciclo.

Mitigación de riesgos:

Evaluar a los proveedores en cuanto a estabilidad financiera, geopolítica, compliance, gobernanza de compras, estacionalidad y continuidad reduce sorpresas e interrupciones.

Calidad e innovación

Las alianzas estratégicas permiten el acceso a soluciones innovadoras y mejoras en procesos y productos. Los proveedores se convierten en socios estratégicos y no en meros prestadores de servicios.

Eficiencia operacional

La racionalización de procesos y especificaciones, la formalización de tareas (como RFI/RFQ/RFP y análisis) y el uso de plataformas de subasta en línea reducen el retrabajo y los errores, optimizando el nivel de servicio y la transparencia

Transparencia y control:

Estructura estándar e indicadores de desempeño que garantizan visibilidad de los gastos, cumplimiento de los niveles de servicio acordados (SLAs) y alineación estratégica.

Cómo implementar el strategic sourcing en su empresa

Consideramos el empleo de una metodología de 7 pasos que garantiza un enfoque estructurado para la aplicación de herramientas y prácticas de acuerdo con la necesidad evaluada para cada categoría de material o servicio:

Análisis de gastos

Comprender el proceso operacional específico, considerar el (los) contrato(s) existente(s), elaborar y extraer un modelo (template) de valores comprados y datos complementarios, aplicar herramientas analíticas apropiadas (TCO, benchmarking, índices de referencia específicos, etc.) en la base de datos generada, identificar e involucrar a las principales partes interesadas/stakeholders, identificar y priorizar oportunidades mediante un árbol de hipótesis para minimizar gastos y optimizar el nivel de servicio.

Requisitos del negocio

Comprender la demanda y el consumo por ítem de la categoría seleccionada, la especificación y el proveedor homologado; entender las necesidades futuras; revisar restricciones y gastos con clientes internos; identificar puntos de consumo; definir niveles de servicio; validar, ponderar y finalizar los requisitos ("necesidades vs deseos").

Análisis de mercado

Definir la estructura de mercado, verificar proveedores potenciales y datos para construir y enviar un RFI (solicitud de información), analizar tendencias y competencia, analizar el grado de exclusividad pretendida, analizar el poder del (los) proveedor(es) y ecualizar los RFI recibidos.

Estrategia de contratación

Identificar escenarios potenciales, analizar costo versus beneficio, diseñar el modelo de operación, establecer medidas de desempeño, validar el modelo y la(s) estrategia(s) y preparar la estrategia de adquisición para aplicar mediante RFP (propuesta) o RFQ (cotización).

Evaluación de proveedores

Listar los proveedores seleccionados (vía RFI), preparar y enviar el RFP (propuesta) / RFQ (cotización) considerando requisitos técnicos, plazos, medidas de desempeño y nivel de servicio vinculados a bonos y cargas, cláusulas contractuales y aspectos legales tales como cumplimiento regulatorio, confidencialidad, rescisión, protección de datos, revisión de desempeño, gobernanza e innovación continua. Recibir y ecualizar las propuestas y cotizaciones, generar una "short list" de proveedores para negociación, verificar eventualmente la operación in situ y la presentación de los proveedores. Evaluar las propuestas y cotizaciones de forma multidimensional, considerando minimizar el costo total de adquisición y maximizar el nivel de servicio.

Selección de proveedores y negociación de acuerdos

Negociar precios y condiciones de suministro y seleccionar el (los) proveedor(es). Utilizar plataformas digitales para optimizar la eficiencia y eficacia en las cotizaciones, tales como la subasta inversa, donde sea aplicable. Formalizar acuerdos y contratos jurídicos con las cláusulas comerciales y legales previamente expresadas en el RFQ/RFP.

Implementación y monitoreo continuo

Implementar el acuerdo y contrato con el proveedor, hacer seguimiento del desempeño del nivel de servicio/KPIs, la periodicidad de entregas, costos, calidad, innovación y comunicación, y ajustar según sea necesario.

Conclusión y próximos pasos

El strategic sourcing es mucho más que una iniciativa de compras: es un enfoque integrado que combina eficiencia financiera, gestión de riesgos, compliance legal y relacionamiento estratégico con proveedores. Para las empresas que deseen estructurar este proceso, los próximos pasos recomendados son:

• Elaborar una matriz estratégica de compras para elegir categorías (piloto) de materiales y servicios y verificar las prácticas de compras aplicadas en ellas;
  
  
• Realizar un diagnóstico de los procesos;
  
  
• Conformar un equipo con apoyo jurídico y de compliance;
  
  
• Desarrollar y negociar contratos con foco en la rigurosidad legal;
  
  
• Implementar tecnología de gestión (CLM, SRM);
  
  
• Medir resultados y expandir gradualmente.
  

Recordar que el área y proceso de Compras desempeña un papel relevante en las organizaciones, ya que la efectividad del proceso contribuye fuertemente a la generación de resultados para la empresa y al nivel de servicio a los clientes internos y externos, ilustrada de forma genérica a continuación de manera cuantitativa.
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